1、档案单机条目管理，已难适应信息社会的要求
计算机应用于档案管理以来，虽时间不长，但发展很快。不但省、市档案馆采用计算机进行管理，而且许多企业也采用单机计算机进行档案管理，应用计算机进行档案管理已进入了广泛应用阶段，改变了长期以来人写手抄、翻本查阅的传统管理方式，给档案管理带来了生机和活力。当前，大多数企业，其应用规模是单机应用状态，其管理方式是条目管理，也就是说，将档案资料录入成条目信息后，输入和存入单台计算机，通过计算机代替人工查询检索、统计制表。单机条目管理，既不能输入和存储全文，也不能远程传送，已难适应信息社会网络化的需要。
2、档案资源建库建网，是档案现代化管理的必由之路
随着扫描技术、光盘技术和网络技术的发展，不仅可用键盘输入条目信息，还可用扫描仪扫描输入全文和图纸（比如清华紫光扫描仪C1880配以清华紫光文字识别软件。它能同时识别超大字符集和超多种汉字字体<近百种>、并且将电子文档的错误率降低到万分之一以下的、能将复杂报纸杂志文档经版面分析、识别、理解，最后自动精确重构为原式原样的标准格式。）；不仅可储存文字，还可利用光盘和服务器存储图纸曰不仅可建立局域网，还可联上互联网。因而建立企业档案光盘数据库、建立企业档案管理网络，已具备了成熟的条件。充分利用这种条件，不失时机地建库建网，使档案管理从传统管理的落后方式中解放出来，在单机条目管理的基础上大大推进一步，这是实现档案现代化管理的必由之路。
3、档案信息上网，是信息共享的有效途径
企业档案信息资源非常丰富，是科技进步和知识经济取之不尽的宝藏。以前档案资料多半只局限于本企业和本行业利用，没有充分发挥其作用。建网联网后，档案信息上网，在网上推介，在网上交流，可大范围内实现信息共享，这是档案提供利用最有效的途径。
